Documenten en info verspreiden: bijlage of link?
- Pieter Schepens
De uitdaging: je wil informatie in de vorm van een bestand (een verslag, een document, een rekenblad, …) bij een kleine of grote groep ontvangers krijgen. Je wil dat die informatie betrouwbaar is. Je wil dat de ontvangers zonder al te veel nadenken onmiddellijk het juiste bestand terugvinden, ook later, zonder kans op verkeerde info.
De “oplossing”: in het beste geval verspreiden we een hele reeks op zich staande kopieën van ons perfecte document. In de realiteit overladen we de ontvangers vaak met een reeks aangepaste versies en verwarren we hen met verschillende exemplaren.
We kunnen veel beter.
Waarom geen bestand in bijlage?
Van zodra je een bestand als bijlage doorstuurt via e-mail of een bericht, wordt er voor elke bestemmeling een kopie gemaakt: jij behoudt jouw versie, en alle ontvangers krijgen hun eigen versie. Moet er nog iets gewijzigd of aangevuld worden? Dan bezorg je iedereen een nieuwe versie. En daarna soms nog eens, en nóg eens. Voor je het weet circuleren er tientallen of honderden versies van je bestand. Wie op een berichtenreeks of mail thread klikt, ziet soms allerlei versies staan, zonder goed te weten welke de juiste is. De kans op verkeerde informatie of verwarring: zeer reëel.
Daarenboven nemen al die bijlagen plaats in: in de mailbox van de ontvangers, op hun toestellen, in de back-ups die ze maken, op de webservers die al dat mailverkeer regelen, enz…
Bijlagen kunnen wel geschikt zijn voor het doorsturen van afgewerkte documenten waar niets meer moet aan gewijzigd worden, zoals bv. een reeks foto’s of een brochure in PDF. Maar ook dat kan soms beter: zie hieronder.
De oplossing: delen via een link
De oplossing is eenvoudig: i.p.v. het bestand zelf in bijlage te versturen, bezorg je iedereen een link naar jouw bestand. We gaan dus delen i.p.v. doorsturen.
Moet er iets gewijzigd of aangevuld worden aan je bestand, nadat je het al hebt doorgestuurd? Jij past je bestand aan, en iedereen krijgt vanzelf de nieuwe versie te zien. Wie later in mails of berichten op zoek gaat naar jouw bericht over dat gedeelde bestand, vindt in je berichten telkens die ene link terug, die altijd leidt naar de juiste bestemming: de laatste versie van jouw bestand. Zelfs al heb je meermaals moeten communiceren over updates en aanpassingen.
Eén link: meer is er daar niet voor nodig.
Met die link kunnen de ontvangers jouw bestand bekijken. Maar er is meer: je kan hen het recht geven om bij je bestand opmerkingen te noteren of het mee te bewerken. Daarmee betreden we het interessante domein van online samenwerken in gedeelde documenten. Daarover vind je elders meer informatie.
GRATIS BONUS: beveiliging! Verstuur je een bestand als bijlage, dan kan dat naar gelijk wie doorgestuurd worden. Deel je een bestand via een link, dan controleer jij zelf wie die link mag openen (bv. enkel bepaalde personen, of enkel leerkrachten, of enkel leden van Don Bosco Zwijnaarde, enz…).
Een bestand delen via een link: hoe?
Je kan heel veel soorten bestanden delen (PDF, Google docs, Office, foto’s, …). We geven je hieronder enkele belangrijke tips, afhankelijk van wat je wil delen:
Wil je een tekstdocument of rekenblad delen? Gebruik dan bij voorkeur een Google document of Google rekenblad. Aangezien we op onze school de Google-omgeving al jaren gebruiken als hoofdplatform voor e-mail, voor opslag van mappen en bestanden en voor online samenwerken, is dit de eenvoudigste keuze.
Maak je document rechtstreeks aan in Google documenten: in de browser via drive.google.com, vanuit de apps op je iPad, pc of Mac, …
Deel je document eenvoudig met de knop “delen”: daar vind je de link naar je document. Je kan die link automatisch laten mailen, of je kan hem kopiëren en zelf gebruiken in een Smartschoolbericht, een e-mail, …
Werk je liever met Word, Excel of PowerPoint? Dat kan. Ook die apps hebben een eigen mogelijkheid voor delen en online samenwerken ingebouwd, maar op onze school is die niet ingeburgerd. Beter alternatief: als je je Office-documenten in je Google Drive zet, kan je die ook met anderen delen, net zoals je dat zou doen met Google documenten. Op die manier hoef je je Word- of Excelbestand niet als bijlage door te sturen, maar deel je de link naar je document, dat op een unieke locatie online beschikbaar is in je Google Drive.
Eigenlijk geldt dit voor elk type bestand: wil je een reeks foto’s of PDF’s delen?
zet ze in je Google Drive
haal de link op naar het bestand of naar de map die je wil delen — inderdaad: naast bestanden kan je ook hele mappen delen
verstuur de link zoals je zelf wil: automatisch, of in een e-mail die je schrijft, in een Smartschool-bericht, enz…
Smartschoolbestanden delen
Personeelsleden van de scholen zetten sommige documenten op Intradesk: bv. verslagen en plannen.
Wil je op Smartschool een bericht sturen i.v.m. zo’n document op Intradesk? Verstuur het dan niet als bijlage (als je niet meer weet waarom: zie hierboven). In een Smartschoolbericht kan je de link invoegen naar een bestand of map op Intradesk. Op die manier bezorg je de ontvangers niet opnieuw een unieke kopie van jouw bestand (dat ook al op Intradesk staat), maar de rechtstreekse link naar het bestand op Intradesk. Pas je het Intradeskbestand later nog eens aan? Dan komt iedereen via het bericht vanzelf uit bij de aangepaste versie.
TIP: i.p.v. op Intradesk een echt bestand te plaatsen, kan je er ook de link plaatsen naar een online gedeeld document. Op die manier kan je de mogelijkheden van Google documenten integreren in Smartschool.